086-505-4321
กล่องใส่เอกสาร กับการทำงานในยุคดิจิตอล ยังจำเป็นอยู่ไหม?
2021-08-23 06:01:19
โลกยุคดิจิตอล ได้เปลี่ยนรูปแบบการทำงานเอกสารให้มาอยู่ในระบบออนไลน์มากขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ ส่งต่อ และการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบออนไลน์นี้มีข้อดีมากมาย แต่สำหรับยุคที่ไม่มีระบบออนไลน์ล่ะ? ผู้คนจัดเก็บเอกสารกันอย่างไร?
การจัดเก็บเอกสารในยุคก่อนอินเตอร์เน็ตจนถึงยุคปัจจุบัน
เอกสาร ซึ่งเป็นหลักฐานและข้อมูลสำคัญที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในสมัยก่อนมักถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ซึ่งหากมีเอกสารจำนวนมาก ก็จำเป็นต้องจัดเก็บลงแฟ้มให้ตรงตามหมวดหมู่ แต่เมื่อแฟ้มเริ่มมีจำนวนมากเข้า ก็จะมีการจัดเก็บใส่ลังกระดาษเพื่อความสะดวกในการค้นหา และนำออกมาใช้ในอนาคต
 | แต่เมื่อเทคโนโลยีเริ่มมีความก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะยุคที่อินเตอร์เน็ตเริ่มมีความแพร่หลายมาจนถึงปัจจุบัน การจัดเก็บเอกสารจึงเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงไป โดยใช้ระบบ Electronic Document Management System หรือ eDms ซึ่งเป็นระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์เข้ามาแทนที่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิม ๆ ซึ่งข้อดีของระบบการจัดเก็บเอกสารแบบ eDms นั้น นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ลดการใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ และช่วยให้การค้นหาเอกสารนั้นทำได้ง่ายอีกด้วย |
| แต่ถึงแม้ว่าระบบการจัดเก็บเอกสารแบบ eDms กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ในโลกการทำงานยุคดิจิตอล แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิม ก็ยังคงมีความสำคัญและยังคงมีบทบาทสำคัญในหลายๆ องค์กร เช่น สำนักงานกฎหมาย ธนาคาร และหน่วยงานของรัฐ เนื่องจากหลักฐานทางเอกสารยังคงเป็นเอกสารสำคัญ และเอกสารออนไลน์นั้นมักประสบปัญหาการปลอมแปลงแก้ไขได้ง่ายกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ |  |
━━━━━
4 วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
1. จัดเตรียมอุปกรณ์ |  |
 | 2. แยกกองเอกสารรวบรวมเอกสาร แยกกองเอกสารว่าชิ้นไหนที่จำเป็นต้องจัดเก็บลงกล่องเอกสาร หรือชิ้นไหนที่สามารถทิ้งได้ และแยกเป็นหมวดหมู่ เรียงตามลำดับวันที่ให้เรียบร้อย เพื่อสะดวกให้การค้นหาในอนาคต |
3. จัดเรียงเข้าแฟ้มแยกหมวดหมู่ให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารประเภทอะไร และควรแบ่งการจัดเก็บตามระยะเวลา เช่น จัดเก็บเป็นเดือน หรือจัดเก็บเป็นปี เพื่อความสะดวกในการค้นหา |  |
 | 4. เก็บเข้าที่โดยการนำแฟ้มในหมวดหมู่ที่แตกต่างกันใส่ลงในกล่องเอกสารที่แยกออกเป็นหมวดๆ หรือทำสัญลักษณ์เพื่อบ่งบอกประเภทเอกสารที่จัดเก็บ สำหรับกล่องเอกสารที่นำมาใช้จัดเก็บเอกสาร ควรมีความแข็งแรง ทนทาน เพื่อป้องกันการเกิดความเสียหายหรือแมลงเข้ามาทำลาย เราแนะนำให้เลือกใช้กล่องเอกสารที่ผลิตมาจากกระดาษลูกฟูก เพราะมีข้อดี เช่น
|
การจัดเก็บเอกสารลงกล่องเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ นอกจากจะช่วยให้การค้นหาเอกสารเพื่อให้การหยิบใช้งานเป็นเรื่องง่ายแล้ว ยังช่วยให้ดูสะอาดตา และไม่เสียเวลาในการค้นหาเอกสารในอนาคต
PICK A BOX พาส่อง! ทำไมร้านขายขนมจึงนิยมเลือกกล่องกระดาษใส่ขนมเป็นกล่องบรรจุภัณฑ์?
กล่องออฟเซ็ท ทางเลือกบรรจุภัณฑ์คุณภาพ ที่คุ้มค่าน่าลงทุน
ยอดขายปัง สร้างความโดดเด่นด้วยกล่องอาหารกระดาษ ชูแบรนด์รักษ์โลก
.webp){kind=icon}
