คุณเคยรู้สึกหงุดหงิดกับเอกสารที่กองพะเนินบนโต๊ะทำงานไหม? หรือต้องเสียเวลานานในการค้นหาเอกสารสำคัญ? หรือบางครั้งเอกสารสำคัญที่ต้องใช้นั้นนั้นเกิดสูญหาย ไม่ว่าจะด้วยการจัดเก็บที่ไม่เป็นที่เป็นทาง มีการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบทำให้เกิดปัญหามากมายๆ ต่างๆ ตามมา นั้นเป็นสิ่งที่คุณหรือองค์กรของคุณไม่ควรมองข้ามกับปัญหาเหล่านี้ เพราะปัญหาต่างๆ นั้นสามารถแก้ไขได้ด้วย “กล่องใส่เอกสาร” ที่จะช่วยจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบมากขึ้น
ทำไมกล่องใส่เอกสารถึงจำเป็นสำหรับออฟฟิศยุคใหม่
แม้ว่าปัจจุบันในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หลายคนอาจคิดว่าเอกสารกระดาษไม่จำเป็นอีกต่อไป แต่ความจริงแล้ว องค์กรส่วนใหญ่ยังคงต้องให้ความสำคัญกับงานเอกสาร และจัดการกับเอกสารสำคัญมากมายไม่ว่าจะเป็น สัญญาซื้อขายต่างๆ เอกสารสำคัญทางการเงิน และโดยเฉพาะเอกสารที่มีความสำคัญทางกฎหมายและต้องเก็บรักษาต้นฉบับ เช่น• สัญญาทางธุรกิจที่ต้องเก็บต้นฉบับ
เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาจ้างงาน หรือข้อตกลงทางธุรกิจต่างๆ ที่ต้องมีลายเซ็นต์จริงและต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 – 10 ปีตามกฎหมาย เป็นต้น• เอกสารทางการเงินและใบเสร็จรับเงิน
เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารทางบัญชีที่กรมสรรพากรกำหนดให้เก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี เพื่อการตรวจสอบ• รายงานการประชุมและเอกสารภายในองค์กร
เช่น บันทึกการประชุมคณะกรรมการ รายงานประจำปี และเอกสารสำคัญที่ต้องใช้อ้างอิงในอนาคต ซึ่งการเก็บในรูปแบบดิจิทัลอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ• เอกสารทางกฎหมายที่ต้องเก็บรักษา
เช่น หนังสือรับรองบริษัท ใบอนุญาตต่างๆ และเอกสารสำคัญทางกฎหมายที่ต้องแสดงต้นฉบับเมื่อมีการตรวจสอบ
ข้อดีของการใช้กล่องใส่เอกสารในที่ทำงาน
1. ประหยัดเวลาในการค้นหา
กล่องกระดาษใส่เอกสารช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่เอกสารได้อย่างเป็นระบบ ทำให้ค้นหาได้รวดเร็วเมื่อต้องการใช้งาน ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารกองขนาดใหญ่อีกต่อไป เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจากการเอกสารที่มีการจัดหมวดหมู่และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ2. ยืดอายุการใช้งานเอกสาร
การเก็บรักษาเอกสารไว้ภายในกล่องกระดาษใส่เอกสารที่ถูกดีไซน์มาพื่อการจัดเก็บเอกสาร นั้นย่อมดีกว่าการเก็บเอกสารไว้บนโต๊ะ หรือในตู้ ด้วยคุณสมบัติของกล่องกระดาษลูกฟูกนั้นจะช่วยป้องกันความชื้นที่เกิดอาจส่งผลต่อสภาพของเอกสาร3. ประหยัดพื้นที่
การจัดเก็บเอกสารให้เป็นที่เป็นทางอย่างเป็นระบบในกล่อง จะช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการทำงาน เพราะจะช่วยรวบรวมเอกสารไว้ในจุดเดียว ไม่กระจัดกระจายบนโต๊ะทำงาน ทำให้พื้นที่ดูสะอาดและเป็นระเบียบมากขึ้น ส่งเสริมให้ดูเป็นมืออาชีพ สร้างความประทับใจต่อลูกค้าและพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ4. สะดวกต่อการเคลื่อนย้าย
การจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในกล่องอย่างเป็นระเบียบนั้นจะช่วยให้การเคลื่อนย้ายเอกสารเป็นไปอย่างสะดวก และเรียบง่าย ลดการเกิดสูญหายของเอกสารระหว่างการเคลื่อนย้าย5. คุ้มค่ากับการลงทุน
หลายท่านคงคิดว่าการลงทุนซื้อกล่องใส่เอกสาร เป็นเรื่องที่ไม่ม่ความจำเป็น สิ้นเปลือง ไม่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย แต่หากมองย้อนเปรียบเทียบกันการมีกล่องใส่เอกสารที่ถูดจัดเก็บเป็นประเภท หมวดหมู่อย่างดี ช่วยแก้ปัญหาเอกสารสำคัญอย่างตรงจุด
วิธีเลือกกล่องใส่เอกสารให้เหมาะกับการใช้งาน โดยพิจารณาจาก 2 หลัก
1. พิจารณาขนาดและความจุของกล่อง
• กล่องขนาดเล็ก เหมาะสำหรับเก็บเอกสารประจำวัน• กล่องขนาดกลาง เหมาะสำหรับแฟ้มเอกสารและรายงาน
• กล่องขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับการจัดเก็บระยะยาว
2. เลือกวัสดุที่เหมาะสม
• กล่องกระดาษใส่เอกสาร น้ำหนักเบา เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ดีไซน์ออกแบบตามการใช้งานจริงได้• กล่องพลาสติก ทนทาน กันน้ำ ไม่สามารถระบายความชื้นได้
• กล่องไม้ สวยงาม แต่มีน้ำหนักมากเคลื่อนย้ายลำบาก
กล่องกระดาษใส่เอกสารไม่ใช่แค่อุปกรณ์สำนักงานธรรมดา แต่เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับการจัดการเอกสารอย่างมืออาชีพ ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการหาโรงงานรับผลิตและออกแบบกล่องใส่เอกสาร กล่องกระดาษใส่ของ หรือกล่องสำหรับจัดส่งสินค้า ทาง PICK A BOX เรามีทีมงานผู้เชี่ยวชาญคอยให้บริการให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่ มั่นใจด้วยคุณภาพกล่องที่ดูแลบรรจุภัณฑ์แบรนด์ต่าง ๆ มามากกว่า 1,000 แบรนด์ ลองคลิกเข้าไปเยี่ยมชมเว็บไซต์ pickaboxpack.com ได้เลย
หรือหากต้องการติดตามความเคลื่อนไหวและอัพเดท ผลงานโรงงานผลิตกล่องกระดาษและอุปกรณ์แพ็คเกจจิ้งอื่นๆ ผ่านช่องทาง
หรือช้อปสินค้าพร้อมส่งได้เลย แค่คลิก!
